一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建 立健全各项规章制度。

（二）对各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作， 进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为基金会工作 服务。

（五）按规定向市档案馆移交应进馆的档案。

（六）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本基金会档案存、 毁制度。

（七）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（八）负责基金会大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一） 归档范围

凡是反映本基金会工作活动具有查考利用价值的文件材料、图 片、照片、录音、视频等 ，均应立卷归档。

（二） 归档要求

1．按照立卷归档范围 ，将具有保存利用价值的文件材料收集齐 全、完整 ，根据文件材料的形成规律和有机联系 ，科学整理立卷。

2．基金会的立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行。档案管 理员必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经秘书长检 查合格后方可归档。

3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、 中 心内容和责任者 ，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4．会议审计档案应由财务会计人员按照归档要求 ，负责整理立 卷。

5．档案管理员接收案卷时 ，各责任人必须将归档的案卷编制好 移交目录，一式两份，管理员按照目录清点无误；验收案卷质量符合 要求后 ，交接双方在移交目录上签字 ，一份存档 ，一份责任人留存， 以备查找。

（三）归档时间

1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2．会计审计档案在年终之后 ，为方便工作可暂由基金会财务人 员保管一年 ，于第二年六月底以前移交档案管理员保管。

三、档案利用

（一）本基金会工作人员因工作需要，经秘书长签批，可查阅基 金会形成的档案资料。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员  同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室， 特殊情况需要借出者需要办理借阅手续 ，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得 随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用基金会会议记录，必须经秘书长批准后方可查阅。

（五）本基金会财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案， 需征得主管财务的秘书长同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅  他人经办的会计档案时 ，需征得秘书长同意批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未 经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理， 保持完好状态。

（四）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并 及时检查 ，如发现药物失灵要随时更换。

（五）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特 殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取 有效措施 ，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给基金会各项工作提供最有效的档案服务，协助其他 工作人员做好工作，提高工作效率，档案管理员需认真做好基金会档 案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及 利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基 本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登 记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入 库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填 报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结 档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员 鉴定 ，将鉴定情况交秘书长审核 ，提出处理意见 ，经秘书长同意后， 对需销毁的档案编造清册 ，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用 ，由秘书长同 意 ，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销 人应在销毁册上签字或盖章 ，并注明销毁方式和日期。

宁波徐万茂美堉公益基金会

二〇二四年三月三日